Privacyverklaring

ICS Adviseurs B.V. en BOA Advies B.V. hechten veel waarde aan het waarborgen van gegevens en de privacy van haar relaties. We willen open en transparant zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens en hebben daarom deze privacyverklaring opgesteld. Hierin zetten we uiteen hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd.

1. Contactgegevens

ICS Adviseurs B.V.
Burgemeester Drijbersingel 25R
8021 DA ZWOLLE
088 235 04 27
www.icsadviseurs.nl
info@icsadviseurs.nl
BOA Advies B.V.
Zekeringstraat 46
1014 BT AMSTERDAM
020 494 23 63
www.boa-advies.nl
post@boa-advies.nl

De contactgegevens van ICS Adviseurs B.V. gelden ook voor de werkmaatschappij Ruimteregie, ICSInterim en ICSWorksitemanagement.

2. Wie is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens?

De directie van ICS Adviseurs B.V. en BOA Advies B.V. (hierna: ICS en BOA) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
ICS en BOA nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via kwaliteit@icsadviseurs.nl.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

ICS en BOA verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan ons heeft verstrekt.

4. Welke persoonlijke gegevens registreren ICS en BOA?

  1. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
  2. Voor- en achternaam, geslacht, tussenvoegsel, voorletters, titulatuur
  3. Functie en organisatie
  4. Telefoonnummer en/of mobiel nummer
  5. Adresgegevens
  6. E-mailadres
  7. Overige persoonsgegevens die u actief zelf verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie en/of telefonisch en informatie over betalingsmogelijkheden
  8. Gegevens die betrekking hebben op uw deelname aan onze georganiseerde bijeenkomsten
  9. Bankrekeningnummer, voor facturatie
  10. ICS en BOA verwerken ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

5. Met welk doel registreren en verwerken ICS en BOA persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw gegevens om u op een correcte wijze op te nemen in onze administratie. Deze gegevens worden uitsluitend en alleen gebruikt binnen onze organisatie voor de uitvoering van ons werk en het leveren van (advies)diensten. Dit betreft het leggen van contact door te bellen of te e-mailen, indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren. Daarnaast benutten we uw gegevens om u op de hoogte te stellen van onze bijeenkomsten en andere ICS-activiteiten, om met u in contact te komen, voor het verzenden van onze nieuwsbrief en om u te informeren over wijzigingen van onze dienstverlening.

De persoonlijke gegevens zijn uitsluitend inzichtelijk voor medewerkers binnen onze eigen organisatie die deze informatie nodig hebben voor het uitvoeren van de hiervoor beschreven dienstverlening. We zullen uw gegevens nooit doorsturen, verkopen aan of ruilen met derden buiten ICS en BOA voor bijvoorbeeld marketingdoeleinden.

ICS en BOA verstrekken uw gegevens uitsluitend aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. ICS en BOA blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

ICS en BOA gebruiken cookies of vergelijkbare technieken.
ICS en BOA nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ICS of BOA) tussen zit.

6. Hoe kunt u uw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ICS en BOA. U kunt altijd de toestemming intrekken voor het verwerken van uw gegevens. Dit betekent automatisch dat wij uw gegevens uit onze administratie verwijderen, tenzij deze nog nodig zijn voor de uitvoering of facturering van lopende opdrachten. Ook heeft u altijd de mogelijkheid tot inzage of aanpassing van uw persoonlijke gegevens. Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of een bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar kwaliteit@icsadviseurs.nl.

7. Hoe lang bewaren ICS en BOA persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het realiseren van de doelen waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de persoonsgegevens die wij in onze beveiligde omgeving verwerken: Uw persoonsgegevens blijven in geval van een opdracht bewaard tot de wettelijke bewaartermijn (7 jaar) ná het jaar van afronden / afsluiten van de opdracht. Voorbeeld: wordt het project per 7 juni 2018 afgesloten, dan verwijderen wij uw persoonsgegevens per 1 januari 2025.

Indien niet tot een opdracht wordt gekomen, dan worden uw gegevens bewaard tot 2 jaar na het laatste contact. Voorbeeld: vindt op 7 juni 2018 een laatste contact plaats over het al dan niet komen tot een opdracht, dan verwijderen wij uw persoonsgegevens per 1 januari 2021.

8. Hoe kunt u een klacht indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Het staat u vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens (dat kan via deze link), maar nog liever ontvangen we uw opmerkingen hierover via: kwaliteit@icsadviseurs.nl, zodat wij zo snel als mogelijk samen kunnen werken aan een oplossing.

9. Waar slaan ICS en BOA gegevens van haar relaties op?

De persoonsgegevens worden afhankelijk van de aard verwerkt in een softwaresysteem en in een netwerkomgeving. Een beveiligde kopie van deze gegevens wordt opgeslagen door onze ICT beheerder. De computers waarop de gegevens worden verwerkt en gemuteerd, zijn beveiligd met actuele Anti-Virus- en Malware programma’s. Die programma’s worden automatisch ge-update. Na elke mutatie wordt er een back-up gemaakt van de gewijzigde bestanden. De computers zijn allemaal beveiligd tegen ongeautoriseerd gebruik. Verzending van bestanden met persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats tussen onze medewerkers onderling en in het kader van opdrachten, met de opdrachtgever.

10. Datalekken

Zodra er een datalek wordt gemeld bij onze organisatie, nemen we indien nodig contact op met het Meldloket Datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en treffen we de hieruit voortvloeiende benodigde maatregelen.

11. Updates van onze privacyverklaring

Het kan voorkomen dat onze privacyverklaring moet worden bijgewerkt. De laatste versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website. We maken alle wijzigingen van de privacyverklaring zichtbaar, bijvoorbeeld met betrekking tot het doel van het gebruik van uw persoonsgegevens of uw rechten.